Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Rekisterinpitäjä

Nimi:   Kanteleliitto ry

Osoite: Hämeentie 34, 00530 Helsinki

Muut yhteystiedot: www.kantele.net

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Nimi: Toiminnanjohtaja Anna Wegelius, anna.wegelius@kantele.net

Muut yhteystiedot: mail@kantele.net

 

Rekisterin nimi

Kanteleliitto ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteröityjä ovat Kanteleliittonry:n varsinaisiksi, perhe-, kannatus- tai kunniajäseniksi hyväksytyt henkilöt sekä jäsenyhdistysten yhteyshenkilöt. Rekisterissä on myös Kantele-lehden muut saajat sekä lehdensaajaorganisaatioiden yhteyshenkilöt.

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut  yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:

• etu- ja sukunimi, alaikäisen jäsenen osalta myös huoltajan nimi

• postiosoite jäsenmaksulomakkeen ja mahdollisen muun paperisen jäsenpostin postitusta varten, alaikäisen jäsenen osalta huoltajan osoite
• sähköpostiosoite jäsentiedotteiden lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten
• puhelinnumero, alaikäisen jäsenen osalta huoltajan osoite
• syntymäaika mm. Kantelekilpailuiden sarjaluokitusta varten

 

Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:

• jäseneksiliittymispäivä
• tiedot maksetuista jäsenmaksuista
• tieto osallistumisesta kantelekilpailuihin

 

Kantelekilpailujen ja muiden tapahtumien yhteydessä voidaan tapahtuman luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta esim. puhelinnumero tai muita tietoja, joita esim. tapahtuman järjestämiseen tarvitaan. Tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä henkilörekisterissä kahden toimintavuoden ajan ja sen jälkeen ne hävitetään. Merkittävien tapahtumien kuten Kantelekilpailuiden osallistujaluettelot arkistoidaan yhdistyksen arkistoon.

Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön tai lähettää muuttuneet tiedot verkkosivuilta löytyvällä sähköisellä lomakkeella.

Tietoja kerätään lisäksi kantelekilpailujen yhteydessä suoraan kilpailuihin osallistuvalta tai hänen yhteyshenkilöltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.

Yhdistyksen järjestämille matkoille ilmoittautuessa jäsenien antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään Microsoftin Office 365 -järjestelmään kuuluvassa Sharepointissa.

Fyysinen sekä tekninen sisäänpääsy tarjotaan sinne ainoastaan luvan saaneille.

Jäsenrekisterin käyttöoikeus on Kanteleliitto ry:n toiminannanjohtajalla ja Kanteleliiton puheenjohtajalla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kantelekilpailujen osallistujalistoja käyttävät kilpailun tuottaja ja muut kilpailun järjestelyorganisaatioon kuuluvat, joilla on käyttöoikeus tietoihin kilpailujen järjestämiseksi tarvittavan ajan.

Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.

Kanteleliiton verkkosivusto ei tallenna evästeitä.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.

Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

Yhteystiedot

Kanteleliitto ry

Hämeentie 34, 00350 Helsinki

Toiminnanjohtaja Anna Wegelius, anna.wegelius@kantele.net